En líneas generales la adjudicación simplificada es un procedimiento de selección para la contratación de bienes, servicios y obras, por un valor que se encuentre dentro de los márgenes que establece la ley de presupuesto del sector público.

Sin embargo, a la hora de efectuar este procedimiento de negociación surgen múltiples interrogantes. Por eso, en esta sección de TuProveedor.pe te ayudaremos a despejar dudas y te brindaremos la información necesaria para guiarte en tus procesos de contratación de bienes y servicios.

¿Qué es la adjudicación simplificada?

De manera oficial, la adjudicación simplificada es un procedimiento de selección que se utiliza para la contratación de bienes, servicios (con excepción de los servicios a ser prestados por consultores individuales) y la ejecución de obras, cuyo valor estimado o valor referencial, según corresponda, se encuentre dentro de los márgenes que establece la ley de presupuesto del sector público.

En otros términos, la adjudicación es una figura que le sirve a las entidades para agilizar los procesos de contratación de una forma mucho más rápidos y así puedan atender sus necesidades o intereses.

Según la Ley de Contrataciones la adjudicación simplificada está hecha para reemplazar a los procesos de adjudicación directa y de menor cuantía.

Ten en cuenta, que la anterior ley establecía que para que las entidades del estado desarrollen procesos de selección debían efectuar una licitación pública, una adjudicación directa pública, una adjudicación directa selectiva y una de menor cuantía.

En este sentido, la adjudicación simplificada viene a reemplazar a todas las adjudicaciones anteriores, facilitando los procesos de selección.

¿Cómo funcionaban anteriormente los procesos de selección?

Como hemos comentado, las adjudicaciones directas, que se clasificaban en concesiones públicas y selectivas debían cumplir las siguientes etapas:

  1. Invitación.
  2. Registro de participantes.
  3. Consultas y observaciones.
  4. Absolución de consultas y observaciones.
  5. Integración.
  6. Presentación de Propuestas.
  7. Calificación y evaluación de propuestas.
  8. Otorgamiento de la Buena Pro.

Para la ejecución de cada una de estas etapas se consideraban un conjunto de reglas mínimas para su desarrollo, hablamos de:

  • Si bien es cierto que los proveedores tienen la posibilidad de presentar consulta y observaciones, solamente podían efectuarlo en un plazo mínimo de 3 días.
  • Del mismo modo, las entidades tenían la obligación de efectuar la absolución a esas consultas en un plazo máximo de 3 días.
  • Ahora bien, desde la convocatoria hasta la presentación de propuestas debían mediar la adjudicación en un plazo menor a 11 días hábiles.

Una de las diferencias entre las adjudicaciones directas públicas y selectivas, era la manera en cómo se desarrollaban los actos y el otorgamiento de la Buena Pro. En el primer caso, era necesario un notario y un evento público, mientras que en el segundo, no era necesario esto.

¿Cuáles son las novedades que contiene la Adjudicación Simplificada?

En comparación con los procedimientos de contratación directa y de menor cuantía, la simplificada contiene etapas similares:

  1. Convocatoria.
  2. Registro de participantes.
  3. Consulta y observaciones.
  4. Integración de las bases.
  5. Presentación de ofertas.
  6. Evaluación y calificación de ofertas
  7. Otorgamiento de la Buena Pro.

Sin embargo, a diferencia de la ley anterior, en la adjudicación simplificada existen algunas normas especiales que condicionan el desarrollo del proceso, veamos:

  • En los procedimientos simplificados, las consultas y observaciones en los proceso para la compra de bienes y servicios deben efectuarse en un plazo no menor de 2 días hábiles.
  • Del mismo modo, las consultas y observaciones tendrán que ser absueltas por el Comité Especial en un plazo no mayor de 2 días hábiles.
  • En cambio, cuando se trata de procesos de adjudicación simplificada para la ejecución de obras públicas los plazos quedan establecidos, para ambos casos, en 3 días hábiles.
  • Una vez absueltas las consultas y observaciones el órgano encargado de conducir el proceso debe integrar las bases al día siguiente. Anteriormente, los participantes podían solicitar una revisión al OSCE, pero en el nuevo esquema en la adjudicación simplificada no se ofrece esta opción.
  • Luego de integradas las bases, al día siguiente, las propuestas deberán realizar en acto privado o público en un plazo no menor de 3 días.

Ahora bien, y a diferencia de los procedimientos bajo el esquema anterior, los actos de presentación de propuestas podrán realizarse de forma pública o privada. Pero, el otorgamiento de la buena pro, debe ser siempre de forma privada y se publica en el SEACE.

En el caso de consultoría y consultoría de obras, el otorgamiento de la Buena Pro puede efectuarse en acto público o privada y se publica en el SEACE.

Aspectos claves a considerar

Ten en cuenta que en estos procedimientos (adjudicación simplificada), una vez absueltas las consultas y observación, el comité de selección debe integrar las bases. Esto, debido a que durante este proceso no existe la posibilidad de que las bases sean enviadas al OSCE.

Por otro lado, es importante aclarar que el otorgamiento de la buena pro se realiza a través del SEACE, ya que no se requiere un evento público en el cual los participantes se enteren de los resultados del proceso, salvo que exista un empate entre los proveedores.

En dicho caso, el comité especial debe convocar un acto público para, con la participación de los proveedores, se pueda decidir el desempate.

Cabe destacar que en los procesos para la compra de bienes, servicios u obras, el otorgamiento de la buena pro se realiza solo a través del SEACE.

Para comprender mejor como funciona el procedimiento legal de una adjudicación simplificada, te recomendamos ver el siguiente video:

¿Cuándo y cómo se realiza la adjudicación simplificada de manera electrónica?

Las entidades están obligadas a realizar el procedimiento de adjudicación simplifi­cada en forma electrónica siempre que:

  • Se trate de un procedimiento para la contratación de bienes, servicios en general o consultorías en general que no provenga de una Licitación Pública o Concurso Público declarado desierto.
  • No se haya optado por realizar la presentación de ofertas en acto público.
  • La Entidad esté incluida en el listado de Entidades obligadas a realizar la Adjudicación Simplificada en forma electrónica.

Pasos para efectuar el Registro de la Formulación de Consultas y Observaciones Electrónicas (Proveedor)

Paso #1: Ingrese al SEACE v3.0 haciendo uso de su usuario y contraseña.

Paso #2: Una vez inscrito como participante, seleccione la opción “Mis procedimientos de selección” y realice la búsqueda del procedimiento de selección de acuerdo a criterios de búsqueda y luego selecciones “Lista de actividades”.

Paso #3: De la lista de actividades, descargue la plantilla de formulación de consultas y observaciones, registre y envíe el archivo.

Se desplegará la plantilla para la formulación de consultas y observaciones.

Pasos para el Registro de Presentación de Ofertas Electrónicas (Proveedor)

Paso #1: De la lista de actividades del procedimiento de selección, seleccione la opción “Visualizar oferta proveedor”.

Paso #2: Registre e ingrese la información requerida de la oferta electrónica de acuerdo a los pasos indicados.

Pasos para el Registro de la Absolución de Consultas y Observaciones electrónicas (Entidad)

La entidad debe ingresar previamente a la “Lista de actividades del procedimiento de selección” y hacer uso de las opciones de la “Absolución de Consultas y Observaciones”.

Pasos: Seleccione la opción “Generar Consolidado de la Formulación de Consultas y Observaciones”, registre el archivo y publique el pliego de absolución de consultas y observaciones.

Se desplegará la plantilla para la formulación de consultas y observaciones.

Pasos para el Registro de la Evaluación y Calificación de Ofertas electrónicas (Entidad)

Pasos: Registre la admisión de ofertas, el puntaje técnico (sólo si son Servicios de Consultoría en general) y luego el puntaje económico.